Algemene voorwaarden

Versie 1.0 — november 2026

1. Begrippen

1. Sombrero: Sombrero Entertainment & Events, een handelsnaam van Sombrero groep VOF, gevestigd aan Eikenschans 7, 5712 NA Someren (KvK 73604518), btw NL859598585B01, e-mail info@elsombrero-events.com, telefoon 085 060 6707.
2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Sombrero een opdracht geeft.
3. Consument: een opdrachtgever die een natuurlijk persoon is en niet handelt voor zijn beroep of bedrijf.
4. Opdracht: de overeenkomst waarin Sombrero diensten levert, zoals het optreden van een DJ, het verhuren en bedienen van licht en geluid en het (mede) organiseren van een feest of evenement.
5. Evenement: het feest of evenement waarvoor de opdracht wordt gegeven.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en opdrachten van Sombrero.
2. Afwijkingen gelden alleen als Sombrero ze schriftelijk (ook per e-mail of WhatsApp) heeft bevestigd.
3. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing.
4. Voor het huren van toiletwagens gelden de algemene voorwaarden en huurvoorwaarden van Het Toilet Chalet, te vinden op toiletchalet.nl.

3. Offerte en totstandkoming

1. Een aanvraag of vraag om informatie via e-mail, telefoon of WhatsApp is vrijblijvend.
2. Een offerte van Sombrero is 14 dagen geldig, tenzij in de offerte een andere termijn staat. Tot de opdracht tot stand komt, kan een datum aan een ander worden gegeven.
3. De opdracht komt tot stand als de opdrachtgever de offerte schriftelijk (ook per e-mail of WhatsApp) bevestigt, of als Sombrero met de uitvoering begint.
4. Kennelijke vergissingen of fouten in een offerte binden Sombrero niet.

4. Geen herroepingsrecht

1. Sluit een consument de opdracht op afstand of buiten onze verkoopruimte, dan geldt geen bedenktijd (herroepingsrecht). De opdracht betreft namelijk een dienst in verband met vrijetijdsbesteding op een vaste datum of in een vaste periode (artikel 6:230p, onder e, Burgerlijk Wetboek).
2. Dit betekent dat de opdracht na bevestiging definitief is. Annuleren kan wel, onder de voorwaarden van artikel 9.

5. Prijzen en betaling

1. Prijzen voor consumenten zijn inclusief btw. Prijzen voor zakelijke opdrachtgevers zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. In de offerte staat wat bij de prijs is inbegrepen, zoals de speeltijd, het transport, de op- en afbouw en de apparatuur.
3. Verlengt de opdrachtgever de speeltijd op de dag zelf, dan geldt het uurtarief uit de offerte of, als dat er niet in staat, een redelijk uurtarief dat vooraf wordt genoemd.
4. Sombrero kan een aanbetaling vragen. Hoe hoog die is en wanneer die betaald moet worden, staat in de offerte.
5. Facturen moeten binnen 14 dagen na de factuurdatum worden betaald, tenzij anders afgesproken.
6. Betaalt de opdrachtgever niet op tijd, dan stuurt Sombrero een herinnering met een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen. Wordt ook dan niet betaald, dan is de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd en mag Sombrero incassokosten in rekening brengen. Voor consumenten zijn die incassokosten niet hoger dan het wettelijke maximum.

6. Uitvoering van de opdracht

1. Sombrero voert de opdracht naar beste kunnen en vakkundig uit.
2. Sombrero bepaalt welke DJ en welke apparatuur worden ingezet, tenzij in de offerte een bepaalde DJ of apparatuur is afgesproken.
3. De opbouw begint op tijd, zodat het evenement op de afgesproken tijd kan beginnen. Sombrero mag bij de uitvoering hulppersonen of andere partijen inschakelen.
4. De opdrachtgever kan vooraf muziekwensen doorgeven. Sombrero houdt daar zo goed mogelijk rekening mee, maar bepaalt op de avond zelf de muziekkeuze om de sfeer goed te houden.
5. Sombrero mag de uitvoering stoppen of onderbreken als de veiligheid van mensen of apparatuur in gevaar is, bijvoorbeeld bij agressie, onveilige stroom, regen op apparatuur of een opdracht van politie, brandweer of de beheerder van de locatie. De opdrachtgever blijft dan de afgesproken prijs verschuldigd, tenzij de oorzaak aan Sombrero te wijten is.

7. Verplichtingen van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever geeft op tijd alle informatie die nodig is, zoals het adres, de tijden, de contactpersoon op de dag en bijzonderheden over de locatie.
2. De opdrachtgever zorgt ervoor dat:
   • de locatie goed bereikbaar is om in te laden en uit te laden, met een parkeerplek dichtbij;
   • er een vlakke, droge en veilige plek is voor de apparatuur, bij een evenement buiten onder een deugdelijke overkapping;
   • er voldoende en veilige stroom is, zoals vooraf met Sombrero afgestemd (minimaal 230 V, 16 A, het liefst een aparte groep);
   • Sombrero op tijd kan beginnen met de opbouw en na afloop direct kan afbouwen.
3. Kan Sombrero door een oorzaak bij de opdrachtgever of de locatie niet (op tijd) beginnen, dan blijft de afgesproken prijs verschuldigd. Extra kosten, zoals wachttijd, kunnen in rekening worden gebracht.
4. Bij een evenement dat later eindigt dan afgesproken, of als het personeel van Sombrero lang moet wachten, kan Sombrero de extra tijd in rekening brengen, mits dit vooraf of op de dag zelf is gemeld.

8. Vergunningen, muzieklicenties en geluid

1. De opdrachtgever zorgt voor de vergunningen of meldingen die voor het evenement nodig zijn, zoals een evenementenvergunning, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
2. Voor het openbaar afspelen van muziek kan een licentie van Buma en Sena nodig zijn. De opdrachtgever of de beheerder van de locatie zorgt hiervoor, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
3. De opdrachtgever informeert Sombrero vooraf over geluidsnormen, een maximaal geluidsniveau of een verplichte eindtijd. Sombrero houdt zich daaraan. Boetes of maatregelen omdat de opdrachtgever deze regels niet heeft doorgegeven, zijn voor rekening van de opdrachtgever.

9. Wijzigen en annuleren door de opdrachtgever

1. Wil de opdrachtgever de opdracht wijzigen, bijvoorbeeld de datum of de tijden, dan overlegt hij dit met Sombrero. Sombrero werkt hier zo veel mogelijk aan mee. Een wijziging kan de prijs veranderen.
2. Annuleren moet schriftelijk (ook per e-mail of WhatsApp). De datum van ontvangst telt.
3. Bij annulering is de opdrachtgever een vergoeding verschuldigd van:
   • 25% van de afgesproken prijs bij annulering meer dan 3 maanden voor het evenement;
   • 50% bij annulering tussen 3 maanden en 1 maand voor het evenement;
   • 75% bij annulering tussen 1 maand en 7 dagen voor het evenement;
   • 100% bij annulering binnen 7 dagen voor het evenement.
4. Kan Sombrero de vrijgekomen datum alsnog aan een ander verhuren of invullen, dan brengt Sombrero de vergoeding redelijkerwijs omlaag. Een al betaalde aanbetaling wordt met de vergoeding verrekend.

10. Overmacht en vervanging

1. Kan de afgesproken DJ door ziekte, een ongeval of een andere onvoorziene oorzaak niet optreden, dan zorgt Sombrero voor een vervangende DJ van vergelijkbaar niveau. Dit is geen tekortkoming van Sombrero.
2. Kan Sombrero door overmacht de opdracht niet uitvoeren, dan hoeft geen van beide partijen schade te vergoeden. Overmacht is onder meer: extreem weer, een maatregel van de overheid, een storing of ongeval onderweg, of een andere omstandigheid die Sombrero niet kon voorkomen.
3. Bij overmacht aan de kant van Sombrero zoeken we samen naar een andere datum. Lukt dat niet, dan krijgt de opdrachtgever terug wat hij heeft betaald voor het deel dat niet is uitgevoerd.
4. Gaat het evenement niet door door een oorzaak aan de kant van de opdrachtgever of de locatie, waaronder weersomstandigheden of een besluit van de gemeente, dan geldt artikel 9.

11. Schade aan apparatuur

1. De opdrachtgever is aansprakelijk voor schade aan of verlies van apparatuur van Sombrero tijdens het evenement, die is veroorzaakt door de opdrachtgever, zijn gasten of anderen op de locatie. Dit geldt niet als de schade het gevolg is van een fout van Sombrero.
2. Gasten mogen de apparatuur niet bedienen of verplaatsen zonder toestemming van Sombrero.
3. De schade wordt vergoed tegen de werkelijke kosten van herstel of, als herstel niet mogelijk is, de vervangingswaarde.

12. Aansprakelijkheid

1. Sombrero is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming van Sombrero.
2. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de verzekering van Sombrero in dat geval uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht.
3. Sombrero is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.
4. Sombrero is niet aansprakelijk voor schade aan de locatie of aan spullen van anderen die is ontstaan doordat de opdrachtgever niet heeft voldaan aan artikel 7, zoals een overbelaste stroomgroep.
5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Sombrero, en niet voor zover de wet een beperking tegenover een consument verbiedt.

13. Klachten

1. Is de opdrachtgever niet tevreden, dan meldt hij dit zo snel mogelijk, het liefst al tijdens het evenement, zodat Sombrero het direct kan oplossen.
2. Een klacht achteraf stuurt de opdrachtgever binnen 14 dagen na het evenement, met een duidelijke omschrijving, naar info@elsombrero-events.com. Sombrero reageert binnen 14 dagen.
3. Meldt een consument een klacht later, dan kan hij daardoor zijn rechten alleen verliezen als Sombrero daardoor in haar belangen is geschaad, zoals de wet bepaalt.

14. Beeld- en geluidsopnames

1. Sombrero kan tijdens het evenement foto's of video's maken van het podium, de apparatuur en de sfeer, om die te gebruiken op de website en sociale media.
2. Sombrero zet geen herkenbare gasten online zonder toestemming. Wil de opdrachtgever dat er helemaal geen opnames worden gemaakt, dan geeft hij dat vooraf door.

15. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.
3. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant. Een consument kan binnen een maand nadat Sombrero zich op dit artikel heeft beroepen, kiezen voor de rechter die volgens de wet bevoegd is.

Afdrukken of opslaan als pdf